Privacy statement in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
- De ViltKontaktGroep (hierna VKG) is er zich van bewust dat met ingang van 25 mei 2018 nieuwe privacyregels gelden.
- Ten behoeve van de AVG is onderstaande privacy statement opgesteld.
- De VKG heeft als missie om vilters – beginners, gevorderden en zeer gevorderden met elkaar in contact te brengen om elkaar te inspireren. Door het organiseren van een scala aan activiteiten wordt expertise uitgewisseld, de kwaliteit van vilt vergroot en vernieuwing gestimuleerd. Daarnaast bevordert de VKG de bekendheid van vilt en vilters.
- De activiteiten vallen ondermeer uiteen in de organisatie van (landelijke- en regio)bijeenkomsten, workshops en tentoonstellingen. Tevens wordt 2x per jaar het tijdschrift Vilt verzonden aan leden van de vereniging en periodiek een nieuwsbrief uitgegeven.
- Ten behoeve van de missie worden persoonsgegevens opgevraagd, verwerkt en opgeslagen.
- De persoonsgegevens die verwerkt worden zijn:
– Naam, adres, postcode woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer en bankrekeningnummer. Vastlegging vindt plaats in een separate ledenadministratie. Het doel van deze gegevens is:
– Het per mail aan de leden op de hoogte brengen van (regio) activiteiten en nieuwsberichten;
– Het toezenden van het tijdschrift Vilt;
– Een telefoonnummer wordt gebruikt voor communicatie waarbij mail niet mogelijk of gewenst is;
– Registratie jaar van lidmaatschap (sinds 2016) ten behoeve van beoordeling ontwikkeling aantal leden van de vereniging
– Ter inning en verificatie van de jaarlijkse contributie bijdrage is het bankrekeningnummer relevant;
– NAW en bankgegevens van leveranciers of ingehuurde partijen in de financiële administratie ten behoeve van uitvoeren van betalingen en de wettelijke bewaar- en verantwoordingsplicht.
- De persoonsgegevens worden verwerkt gedurende het lidmaatschap van VKG. Na opzegging van het lidmaatschap zullen de gegevens maximaal 3 maanden worden bewaard en daarna worden verwijderd.
- Te allen tijde heeft u recht op inzage van uw gegevens, recht op correctie en verwijdering. En kunt u uw gegevens opvragen. Dit verloopt via de secretaris van VKG (secretaris@viltkontaktgroep.nl).
- Wie kunnen de gegevens inzien: Bestuursleden t.w. voorzitter, secretaris (= hoofd ledenadministratie), penningmeester, bestuurslid regiozaken/markten, bestuurslid pr. Toegang tot ledenadministratie vindt plaats door middel van inlog en password.
- De vereniging is onverdeeld in verschillende regio’s met een eigen regio coördinator. De regiocoördinatoren zien de gegevens van de leden die bij hun regio horen en kunnen deze niet muteren. Inzicht is van belang voor de organisatie van 3 tot 4 regio bijeenkomsten per jaar.
- De leden per regio hebben inzage in een ledenlijst die is beperkt tot de naam, woonplaats en e-mailadres. Deze inzage geldt specifiek voor leden van de betreffende regio. Wie niet zichtbaar wil zijn op de lijst kan dit aangeven bij de regio coördinator. Aan leden wordt verzocht om met respect met elkaars gegevens om te gaan en deze niet te gebruiken voor commerciële doeleinden.
- De VKG zal niet zonder uitdrukkelijke toestemming personen herkenbaar in beeld brengen en publiceren. De (schriftelijke) toestemming van publicatie van foto’s geldt voor:
– het tijdschrift Vilt;
– de website van de VKG (www.viltkontakgroep.nl);
– de (regio)nieuwsbrieven van de VKG;
– de Facebookpagina van de VKG.
- VKG maakt gebruik van externe partijen voor
– het gebruik van algemene VKG e-mail adressen (voorzitter, penningmeester, secretaris etc.);
– het beheer van de website;
– het verzenden van nieuwsbrieven;
– het beheer van de ledenadministratie.
- De beheerders van deze services en servers hebben toegang tot gegevens voor het beheer relevante gegevens. De verschillende omgevingen zijn afgeschermd door inlognamen en wachtwoorden. Met de relevante partijen zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten omtrent reikwijdte van gebruik van persoonsgegevens.
- Bij een datalek zoals een hack in de online omgevingen, een gestolen laptop of verloren USB-stick zal melding worden gemaakt aan de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen.
- Voor het verzenden van het tijdschrift Vilt worden NAW-gegevens verstrekt aan de drukker en verzender, deze worden uitsluitend voor de verzending van het betreffende nummer gebruikt.
- De persoonsgegevens van onze leden worden niet gedeeld met andere organisaties. Mocht een specifieke vraag zich voordoen, dan zal expliciet toestemming tot gebruik van gegevens worden gevraagd aan betrokkenen.
- Gezien de beperkte omvang van de vereniging is er geen aparte functionaris gegevensverwerking benoemd.
- De VKG behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Hiervan zal in een (regio) nieuwsbrief en op de website viltkontaktgroep.nl melding gemaakt worden.
Laatst gewijzigd 24 mei 2018